Als ik ’s ochtends mijn computer opstart dan check ik als eerste even mijn mail en intranet. Omdat ik een persoonlijk profiel heb aangemaakt met de onderwerpen waar ik mee bezig ben of die ik interessant vind, zie ik direct de nieuwtjes op die gebieden. Gisterenavond heb ik thuis nog zitten werken (en heb ik dus ingelogd vanuit huis) aan een document dat ik nu direct via intranet kan openen. Ik kan het vinden in de online projectomgeving, waar ook allerlei andere documenten staan die met het project te maken hebben. Ik zie daar ook gelijk dat er een nieuw bericht is binnengekomen van de projectleider. Gisteren had ik een externe vergadering en ik heb de presentatie direct even op mijn usb-stick gezet. Die stop ik nu in mijn computer en ik zet de presentatie direct even in de projectomgeving op intranet, zo kan iedereen die met het project te maken heeft de presentatie lezen.

Daarnaast zoek ik nog relevante informatie over het onderwerp. Ik toets het onderwerp in onze geavanceerde zoekmachine en krijg daar relevante interne en externe hits (ook van het internet). Voor de zekerheid check ik ook nog even onze interne politie-wikipedia, waar het onderwerp ongetwijfeld is behandeld en beschreven door onze collega’s en die van andere korpsen. Omdat ik weet dat er richtlijnen en procedures voor zijn, check ik ook deze site waarop alle richtlijnen en procedures actueel zijn beschreven. Tenslotte kijk ik nog even in de aparte site van het betreffende proces om te zien of het onderwerp recent in de Platforms, SPG’s of proceseigenarenoverleg is besproken; hier staan alle notulen online (overigens zou het in dat geval ook in de zoekhits teruggekomen moeten zijn).

Ik moet een collega hebben die ik eigenlijk nog niet goed ken. Ik kijk even op het smoelenboek op intranet en zie daar, naast alle contactgegevens, ook de foto van de persoon (“oh, was het die dame die ik al eerder gezien had?”). Daarnaast lees ik in het smoelenboek haar profiel: aan welke projecten ze nog meer werkt, welke achtergrond/specialisatie ze heeft, en eventueel in welke (belangrijke) overlegvormen ze zit.

Tenslotte moet ik nog allerlei rotklusjes doen. Voor mijn declaratie ga ik naar de uitgebreide HRM-site, waar alle formulieren zijn opgenomen en ik kan online de declaratie invullen en deze (via mijn BC) naar de betreffende afdeling versturen. Gelukkig hoef ik niets meer uit te printen en te laten ondertekenen. Ik krijg een nette bevestigings-email. Daarna moet ik nog een vergaderzaal met lunch reserveren en bezoekers aanmelden, daarvoor bezoek ik de uitgebreide Interne Dienstverleningssite met alle benodigde online-formulieren.

"Met mijn ear-in luister ik naar mijn favoriete muziek en loop ik naar de vergaderkamer waar zometeen het Landelijke overleg Leiderschap start. De muziek wordt afgebroken door een bliebje. Ik kijk op mijn gsm. Een berichtje van bureauchef Joost: "ik lees op mijn beeldscherm dat je zo het overleg ingaat, vergeet mijn punt niet in te brengen aub?" Goed dat Joost me een berichtje had gestuurd, want ik was zijn punt bijna vergeten.
Later in de trein terug naar Haaglanden, open ik mijn mini-laptop, log in op het Haaglanden intranet en zie in beeld: 4 reacties op een document dat ik op het net had gezet voor de expertgroep Competentiemanagement. Da's mooi! Een pop-up verschijnt: "ik zie dat je online bent enne...?" Het is Diane. ik antwoord snel even: "we krijgen data-opties voor het overleg". Diane schrijft: " OK, tot vanmiddag".  Snel lees ik de berichtjes van korpsnieuws door. Henk was weer op TV West. Even het filmpje bekijken. Ik zet via het toetsenbord het geluid uit, en luister verder via mijn ear-in naar wat Henk te vertellen heeft. Intussen kijk ik mijn mailbox door. Madeleine verschijnt in beeld en vraagt feedback op een stuk tekst dat in beeld verschijnt. Ik geef wat opmerkingen, waarna ze weer off line gaat en ik het interview met Henk afkijk. Tot slot open ik de Leiderschaps-Community en doe kort verslag van het Landelijk overleg. Nadat ik een Youtube-filmpje aan dit verslag toevoeg, sluit ik mijn pc. Nu ff de Spits doornemen."

"Met een cappuccinootje in mijn hand schuif ik achter de pc. Ik start het intranet en mijn overzichtspagina verschijnt. What’s new? Vijf ongelezen e-mails, twee nieuwe nieuwsberichten sinds mijn laatste bezoek en op mijn to do-list een reminder dat ik een collega terug moet bellen. Eerst klik ik de nieuwsberichten aan, nieuwsgierig wat er zich heeft afgespeeld. Eén grappig berichtje – een lichtkrantje – over een hennepduif die in Duitsland een enorme kwekerij heeft ontmaskerd. Het andere bericht is minder grappig; er is gisteravond een gewapende overval geweest op een woning in het Valkenboskwartier, waar op dat moment alleen drie kinderen aanwezig waren.

De collega terugbellen… ik klik op de naam van de collega en het nummer verschijnt in beeld. Terwijl ik de telefoon hoor overgaan, scroll ik door de rest van mijn to do’s voor vandaag en klik ik mijn agenda open. Een paar afspraken, zie ik. Voor één moet ik nog een aantal documenten doorspitten. Handig dat er een linkje bij de afspraak staat, zodat ik ze direct uit kan printen. Op dat moment verandert het monotone geluid aan de andere kant van de lijn in de stem van mijn collega. Ze heeft een vraag over een bepaalde pagina op internet. We duiken de digitale overlegomgeving in, zodat ze me via het scherm kan laten zien wat ze precies bedoelt – ik kijk mee met haar handelingen en zie, zonder zelf iets te hoeven openen, de pagina’s waar het om gaat voorbij komen. Als ik snap wat de collega bedoelt, hangen we op en maak ik vanuit de overlegomgeving met twee muiskliks een actiepunt op mijn lijstje.

Pino verschijnt in beeld… uren invullen! De reiskostendeclaratie doe ik er direct achteraan. Handig dat dat tegenwoordig allemaal digitaal kan. Toen ik hier net werkte, moest alles nog worden uitgeprint en handmatig worden getekend door de teamchef. Nu is een digitale handtekening voldoende en komen de formulieren vervolgens automatisch op de juiste plek terecht. Dan schiet me ineens te binnen dat ik vanmiddag een auto nodig heb om bij een afspraak te komen… vergeten! Snel klik ik de autoplanner van ons bureau open. Tot mijn grote opluchting zie ik dat er vanmiddag nog een auto beschikbaar is, dus maak ik snel alsnog een reservering, mét TomTom. Dan komt Pino weer in beeld, maar die moet even geduld hebben… eerst nog een cappuccino."

“Jammer mijn week verlof is afgelopen en er moet weer gewerkt worden. Zodra ik de computer heb opgestart, verschijnt mijn eigen intranetpagina. Naast het nieuws, zie ik hier welke afspraken ik deze week heb en de mailtjes dat beantwoord moeten worden. Daarnaast zie ik in een een oogopslag dat mijn collega persvoorlichters het lekker druk hebben gehad. In het journaal van de persvoorlichters staat dat afgelopen zondag een onderzoek is geklapt. Dit mail ik direct door naar mijn collega’s van het team Redactie, wellicht kunnen we er iets mee op het intranet of in de korpskrant. Via een banner kan ik kijken wat de media de afgelopen week over ons korps hebben bericht. He dat is leuk. Henk van Essen heeft in Westweek op TV West een interview gegeven over de ontwikkelingen in ons korps. Ik open de podcast en bekijk het interview.

Nu nog even snel naar de operationele omgeving. Hier bekijk ik de meest recente onderwerpen. Zo ik ben weer helemaal bij en kan aan de slag.

Op mijn beeldscherm komt een signaal dat een aantal contentbeheerders content willen plaatsen. Ik doe een laatste check en kijk of de pagina’s qua taal en huisstijl voldoen, na een paar kleine aanpassingen zet ik de content live. Nadat ik dat heb gedaan, check ik of de websites nog wel actueel zijn. Als ik merk dat bepaalde informatie veroudert, zorg ik ervoor dat het systeem de betreffende contentbeheerder een signaal geeft dat hij zijn informatie moet verversen. In het systeem kan ik ook kijken wie vaak publiceert en wie al een tijd niets heeft gedaan. Ik maak online een notitie dat ik die contentbeheerders benader.

Er is weer een nieuwe blogger bij gekomen sinds ik op vakantie ben gegaan. De blogger heeft een positief kritisch stuk geschreven over de recente ontwikkelingen in ons korps. Uit de tientallen reacties maak ik op dat het onderwerp behoorlijk leeft. Wellicht kunnen we de korpschef in een videoboodschap in laten gaan op dit onderwerp. Ik stuur mijn teamchef, die thuis werkt vanwege een kaakbehandeling, een kort berichtje en vraag wat hij ervan vindt? Hopelijk heeft hij zijn I-Phone niet uitgezet.. Wat ben ik blij dat de korpsdirectie heeft ingezien dat het goed is om de medewerkers om een reactie te vragen. Het heeft tot nu toe al een aantal goede ideeen opgeleverd.

Wat gaat de dag snel voorbij zeg, het is alweer bijna tijd om naar huis te gaan. Ik krijg een signaal dat ik mijn dagurenstaat niet moet vergeten. Gelukkig heeft het systeem bijgehouden waar ik mee bezig was, dus hoef ik alleen een laatste check te doen.”

Als ik ‘s morgens intranet openklik kijk ik eerst naar de rubriek ‘mijn nieuws’. Ik ben benieuwd welke collega’s korte nieuwsberichtjes hebben gemaakt van leuke, opmerkelijke wetenswaardigheden van zijn of haar dienst. Vaak zitten in deze berichtjes verhalen die ik gebruik voor een groter intranetbericht, korpskrantartikel of zelfs een persbericht. Ook de mogelijkheid om beelden te zien en te horen ervaar ik echt als van deze tijd. Sinds de geluidskaarten zijn geïnstalleerd en we ook bewegende beelden kunnen zien heeft Intranet duidelijk aan waarde gewonnen. Nu maar hopen dat wij straks de PIP prijs krijgen voor ons intranet.

Ook de mogelijkheid om anoniem te kunnen reageren op een stelling of column ervaar ik als van toegevoegde waarde. Nu zie ik dat steeds meer collega’s zich te durven uiten, de handicap van het prijsgeven van je identiteit werkte toch belemmerend. Rotzooi en niets zeggende berichten die vallen gelukkig erg mee.

Nog zo'n handige tool: een telefoonboek met foto's. Als ik iemand zoek ik, zie ik gelijk wie het is.

Er zijn een aantal dingen voor mij belangrijk op intranet.

Ik zou graag zelf willen samenstellen welke info ik op mijn intranetpagina zie naast algemene dingen als wat is nieuw op het werk en in het nieuws. De pagina zou ik willen samenstellen aan de hand van een meerkeuze module.

Het geheel moet een rustige indruk maken en overzichtelijk zijn. De gebruiker zal zelf zijn achtergrond en instelling moeten kunnen kiezen. Vooral de relevantie van informatie.

Qua presentatie is het belangrijk dat er in eerste aanleg niet te veel woorden te lezen zijn. Koppen snellen. Snel door kunnen klikken en naar de rest van de tekst kunnen komen. Ieder bureau zou ook de mogelijkheid moeten hebben om zijn eigen nieuwsbrief  met een eigen jasje er op te kunnen plaatsen voor zijn domein. 

Binnen ons korps zijn nog best een aantal digibeten die nooit het intranet raadplegen. Dus intranet moet je dan ook niet los zien van andere communicatie middelen. Muurkranten. In de vorm van een LCD scherm met algemene informatie zijn een goede aanvulling.

"Ik zit thuis op de bank bij te komen van een bezoekje aan de kaakchirurg. Ik had maar een thuiswerkmiddagje gepland, wat afhankelijk van de omstandigeheden nog ter plekke kan worden omgezet in ziekteverzuim. Maar de zeurende pijn is even wat minder dus ga ik aan de slag op mijn iMac. Eerst even inloggen op de beveiligde extranetsite van het korps. Wat is er vandaag gebeurd? Hebben mijn collega's nog spannende nieuwberichten geplaatst? Zo, ik ben weer helemaal op de hoogte, nu open ik even mijn Outlook via de extranetomgeving. Wel makkelijk trouwens dat ik mijn e-mail ook thuis of zelfs via mijn iPhone kan uitlezen. Nadat alle belangrijke e-mailtjes zijn beantwoord, check ik meteen even mijn agenda voor de komende dagen... Nog even een klein artikeltje tikken voordat ik me weer terugtrek op de bank. Want de verdoving begint nu uit te werken, dus tijd voor een powernap.. Morgen kan ik meteen weer verder werken."

Wensen voor een nieuw intranet:

1. een eigen startpagina: ik kan de homepage inrichten zoals ik zelf wel, gebaseerd op het uiterlijk van www.startpagina.nl. De pagina zit vol met snelkoppelingen die ik zelf handig vind. Uiteraard met een vast gedeelte voor korpsbreed nieuws, maar ook dat wil ik zelf een plek kunnen geven (drag and drop).

2. een telefoonboek dat meer bevat dan alleen naam, nummer en bureau. Ik wil door kunnen klikken naar ieders cv en bij voorkeur ook naar documenten die hij/zij recent heeft gemaakt. Ik wil in de telefoongids kunnen zoeken op kennis: bij wie kan ik informatie vinden over een bepaald onderwerp? Nog fijner zou ik het vinden wanneer ik door kan klikken naar een persoonlijke profielpagina à la hyves. De informatie moet door de gebruiker zelf gemerkt worden als 'openbaar' of 'pas te lezen na toestemming'. Je kunt vrienden met elkaar worden, maar ook 'niet-vrienden' kunnen de openbare informatie bekijken. Iedereen kan online communities starten en elkaar daarvoor uitnodigen.

3. ik wil informatie makkelijk kunnen vinden, niet alleen door een zo plat mogelijke navigatie, maar ook door zelf namen aan links te kunnen geven. Daarnaast vind ik het handig om een semantische zoekmachine te gebruiken. Ook wil ik interessante links kunnen bookmarken en kunnen volgen wat andere mensen interessant vinden. Ik wil geen verouderde informatie vinden.

4. wanneer ik mijn intranet opstart, ontvang ik op mijn homepage gelijk een overzicht van nieuw geplaatst nieuws. Ik wil hierin zelf een schifting kunnen maken: aan en uit kruisen van welke onderdelen ik een rss feed wil ontvangen.

5. momenteel staat er verschrikkelijk veel overbodige en verouderde informatie op het intranet. Wanneer ik een formulier zoek, heb ik geen flauw idee waar ik moet beginnen. Het lijkt mij daarom ideaal dat formulieren, naast de plek waar ze strategisch horen te staan, ook via een aparte link 'formulieren' bereikbaar zijn. Het is dan wel belangrijk dat de formulieren aan elkaar gekoppeld zijn, zodat wijzigingen met één druk op de knop in alle zelfde formulieren gewijzigd worden. Of nog makkelijker: van welke plek je ook een formulier opent, altijd kom je op dezelfde eindlink uit. Zo hoeft alleen het document dat de eindlink volgt aangepast te worden, wanneer er een wijziging in plaats moet vinden. Nadeel hiervan is dat je weer vaker moet klikken.

6. ik wil in gesprek kunnen met de directie. Via een blog, zoals nu, of gewoon via een forum.

"Als ik mijn ogen sluit en denk aan hoe intranet er in de toekomst uit moet zien dan krijg ik een déjà vu. Ik zie het intranet van 2009 voor mij. M.a.w. ik ben zeer tevreden met zoals het nu is. Alle algemene zaken die ik nodig heb zijn voor mij te vinden. Wel moet ik regelmatig terug naar mijn bureaublad om specifieke mij toegewezen applicaties te benaderen. Het zou handig zijn als dit vanaf Intranet kan. Maar dat is dan ook alles. Of toch niet. Nee, bij nader inzien heb ik nog een kleine: in deze tijd is het ook al wel handig als ik vanaf intranet rechtstreeks naar een goede zoekpagina kan klikken (bijv. Google).

 "’s Morgens open ik het internet en krijg direct belangrijke actualiteiten te zien. Het werken in een politieorganisatie houdt in dat beleidsmedewerkers goed geïnformeerd zijn over onderwerpen zoals:

• maatschappelijke gebeurtenissen (+link)
• belangrijke vergaderingen (korpsagenda) (+link)
• besluitvormingsprocessen (+link)
• korpsontwikkelingen (+link)
• landelijke ontwikkelingen politie (+link)
• wetswijzigingen (+link)
• personeelswijzigingen korpsleiding / leidinggevenden bureaus (+link)

Door de link te volgen krijg ik alle informatie die achter het onderwerp zit. Het korps wordt gepresenteerd als een ooievaar met een politielogo. (+link). Volg ik deze link dan zie ik een rubriek met alle bureaus van korps Haaglanden. De bureaus bevatten een link waardoor ik direct op hun website terecht kom. De telefoongids is overzichtelijk ingedeeld en kan zoeken op standaard criteria. Daarnaast is het mogelijk om te rubriceren en een zoekvraag zoals “alle bureauchefs”of” alle beleidsmedewerkers “ uit te laten voeren.

De Staf Korpsdirectie bevat naast de namen van de medewerkers ook hun werkgebied en projecten. De maandrap en sturingsrapportage worden door de SKD gekoppeld aan de diverse bureaus via een link. Kennis wordt ontsloten door gebruik te maken van zoekopties. Niet documenten maar personen (kennisdragers) worden gekoppeld aan bepaalde onderwerpen. Bijvoorbeeld: Prostitutie: Rechercheur Zeden, Rechercheur Mensenhandel, Medewerker Staf KD.

In een rubriek wetgeving kan ik doorlinken naar diverse wetboeken en wetswijzigingen. De diverse wetboeken worden met een link getoond in de rubriek. Acties en projecten worden aangekondigd:

• wie, wat, waar, wanneer en met wel doel
• gekoppeld aan een hoofdproces (directeur)
• tevens lees ik wat het project heeft opgeleverd.

Als laatste maakt bij elk onderdeel op internet een digitale vraagbaak deel uit van het geheel. Binnen 24 uur krijg ik antwoord op de door mij gestelde vraag of wordt doorverwezen naar een persoon.