"Poeh, valt niet mee zo vroeg beginnen. Het is eerste wat ik altijd doe is mijn email checken. Vervolgens open ik intranet en vind ik het fijn dat ik gelijk kan lezen wat het belangrijkste nieuws van ons korps is. Dat geldt voor directieberichten, intern en extern nieuws. Ik ga aan de slag met het afhandelen van mijn mail en kom erachter dat ik beter telefonisch naar iemand kan reageren. Fijn dat ik op de homepage van intranet gelijk naar een handige telefoongids kan en daar snel de juiste persoon met nummers vindt. Ik spreek hem aan de telefoon en als ik ophang kom ik erachter dat ik wat meer over het onderwerp Tangram moet weten om een goed plan voor Bureau Huisvesting te maken. Ik ga naar de zoekmachine op het intranet en tik Tangram in. Er verschijnen een aantal linkjes, waaronder ik informatie vindt over het onderwerp. Kijk dat is handig! Hoef ik niet net als vroeger het hele intranet af te zoeken, omdat de zoekmachine niet goed werkt en ik het niet kan vinden onder Bureau Huisvesting. Gelukkig vind ik ook gelijk de namen van de collega’s die voor een bepaald onderwerp in het project verantwoordelijk zijn. Dat is handig voor het wegzetten van verantwoordelijkheden in mijn plan. Ik ga verder aan de slag. Ik ben nieuwsgierig hoe het staat met de afname van de relatiegeschenken. Ik open de tool en zie gelijk wanneer we voor het laatst een geschenk hebben aangevuld en hoeveel daarvan is verkocht. Dat is handig, want ik zie dat de stropdassen helemaal niet lopen. Ik ga eens bij de directie informeren hoe dat komt, want het is een leuk cadeau voor hun relaties. Eens even kijken of er nog nieuwe drukwerkaanvragen zijn. Fijn dat je nu een tool hebt op het intranet, waarbij ‘klanten’ een formulier compleet in moeten vullen met wat ze precies willen. Heb ik gelijk de juiste informatie om offerte voor ze op te vragen of de opdracht uit te zetten bij de drukkerij. Maar ook om hun eventueel een ander middel te adviseren, omdat ik denk dat zij daar hun doel beter mee kunnen bereiken.

Onder deze tool zit ook een link naar de planning, waardoor ik kan zien of de drukkerij het druk heeft en wanneer zij tijd hebben om een opdracht op te pakken. Alle informatie over papiersoorten, formaten etc. kan ik hier ook terugvinden. Super handig. Heel Bureau Communicatie kan bij deze tool en zo kunnen zij precies zien wat er loopt en hoe het ervoor staat. Kortom weer zat te doen vandaag. Eerst maar eens een kopje thee halen."

 “Na een heerlijk lang weekend log ik op maandagochtend weer in. Mijn eigen Intranetpagina laat me direct mijn eigen agenda, de bureau-agenda en de agenda van de bureauchef zien. Zo kom ik de rest van de dag niet voor verrassingen te staan. Het cijfer 34 in mijn tabblad ‘e-mail’ geeft aan dat ik heel wat door te nemen heb. Maar dat kan wachten. Eerst het tabblad ‘bureauchef’; ik weet dat daar nog e.e.a. in staat wat ik nog moet printen voor hem. En dat is belangrijk, want dat heeft hij vandaag nodig bij zijn vergaderingen met het MT, de staf en later op de dag ook nog apart met de Korpschef.

Na de briefing verzamel ik alle werkstaten van de collega’s van de afgelopen week die onder het daarvoor bestemde tabblad ‘BVCM’ staan en ik mail ze door naar de planning. Is zij ook weer tevreden. Later vanmiddag ga ik wel aan de slag met het ‘inkloppen’ van de uren voor BVCM, daar heb ik nu nog geen zin in.

Tijd voor het Prikbord. De meest gelezen pagina op ons Intranet. Tja, het is nu eenmaal aan regels gebonden. De collega’s die zich niet aan deze regels hebben gehouden met het plaatsen van een advertentie krijgen een standaard mail en automatisch wordt hun advertentie verwijderd.

Weer en pop-up op mijn scherm, ook ik moet wel eens naar een vergadering. De notulen die ik schrijf op mijn elektronische ‘notulenboek’ kan ik straks meteen zien op mijn scherm; even het stekkertje in de computer en klaar. Lekker makkelijk. Terug op mijn plek meteen maar die notulen uitwerken, kan maar gedaan zijn toch?

In het tabblad ‘vergaderingen’ zie ik dat twee collega’s e.e.a. gepland willen hebben. Via het systeem kan ik zelf inloggen op de site voor de vergaderruimtes. Fijn, geen heen en weer gebel meer met huisvesting. Nog wat thee en koffie erbij reserveren en klaar. Bevestiging gaat automatisch naar mijn collega’s. Nog een tabblad geeft aan dat er wat berichten zijn; het tabblad ‘voorraad’. In de diverse schema’s zie ik dat o.a. een aantal cartridges, pennen en enveloppen heel hard gaan. Meteen maar even online bestellen; dan is dat morgen binnen en grijpt niemand mis.

Oh ja, de korpskrant verschijnt deze week weer. Makkelijk dat het systeem tegenwoordig makkelijk te bedienen is: met één druk op de knop verzend ik de verzendlijst naar de postkamer en krijgt de drukkerij opdracht dat twee dozen enveloppen geleverd moeten worden bij de postkamer.

Ik zou er bijna nog lui van worden! Maar aangezien ik toch nog even een postronde moet lopen, haal ik de enveloppen zelf wel even bij de drukkerij en breng ik ze naar de postkamer. Zo blijf ik gelukkig nog in beweging!"

Ik zit er helemaal doorheen. En dat terwijl ik net terug ben van vakantie. Tien dagen Lloret de Mar gaat je niet in de koude kleren zitten. Ik zou morgen eigenlijk weer met een vroege dienst beginnen. Omdat twee collega’s ziek zijn, is mij dienst veranderd in een late dienst. Dat vind ik niet vervelend, want nu kom ik toch wat uitgeruster op het bureau. Gisteren, vlak voordat we de bus terug naar Holland instapten, heb ik mijn mail nog even gecheckt in een internetcafeetje. Mijn mailbox van de politie stuurt tijdens mijn vakantie alles automatisch door naar mijn hotmail. Zo ontving ik gisteren ook een werkgerelateerd mailtje: mijn dienst was verschoven. Ik heb deze mails de afgelopen tien dagen genegeerd, maar ik ben blij dat ik dit mailtje wel zag. De planners werken wel met een mooi nieuw systeem. Elke verandering die ze in het rooster maken, genereeerd een automatisch mailtje naar degenen op wie de veranderingen betrekking hebben. In het verleden wilde het nog wel eens gebeuren dat een dienst van mij was veranderd, en dat ik daar niets van af wist. Kwam ik dus veel te laat en kreeg ik op mijn kop. Had ik maar elke dag op de lijst in de wacht moeten kijken. Dat kan nu dus niet meer gebeuren. Ik krijg automatisch een mailtje, en in dit geval heb ik de mail dus door laten sturen naar mijn prive adres. De planners hoeven de diensten ook niet meer in een lullig excelsheetje te zetten. Ze hebben op maat gemaakte software, die voor iedereen overzichtelijk is, en ook thuis te bekijken is door in te loggen op mijn wijkbureau. Dat kwam nog van pas voordat ik op vakantie ging. Ik had me vergist in de datum. Ik vertrok een dag eerder dan dat ik verlof had aangevraagd. Toen ik mijn koffers net had gepakt, had ik het rooster geopend om te kijken hoe mijn diensten er uitzagen na terugkomst. Ik zag dat ik me in de dag vergist had. Maar ik zag ook meteen wie wanneer dienst had en hoefde daarom maar een paar collega’s te bellen voordat ik iemand had gevonden die voor we wilde invallen. Er zijn nog meer dingen die ik van thuis uit kan bekijken op de inlog. Naast de roosters en de contactgegevens van de collega’s, vindt ik alle informatie over partners in de wijk, een evenementenagenda van de wijk, mijn persoonlijke stamkaart, een applicatie om verlof aan te vragen, delen van het intranet en mogelijkheden die ik nog niet snap of nog niet ontdekt heb. Dat werd wel tijd hoor, dat ik thuis ook dingen kon regelen voor mijn werk.

Ik vind intranet enorm handig en het is een uitkomst. Alleen is niet alles zo snel te vinden, de huidige zoek functie is slecht en de naamgeving in de structuur is niet helder. Ik zou het fijn vinden om te zoeken zoals in google. Nu vind ik soms wel leuke dingen maar niet wat ik nodig heb.

Intranet zou mijn secretaresse moeten zijn, mijn vraagbaak, mijn onmisbare tool. Intranet moet slim te worden. Ik zoek vaak dezelfde dingen… ja klinkt dom, maar de deurwaarderspiketlijst kan ik altijd moeilijk vinden… als ik dan deur tik moet die lijst maar gelijk inbeeld springen…. Mobiel intranet zou oko handig zijn, gewoon alles vinden op mijn telefoon via een pda/mobile versie.

Mijn ideale intranet heeft een dynamische kennisbank. Een kennisbank die kan worden bijgehouden door de personen die er ook iets van af weten. Een afdeling kan zelf zijn informatie aanvullen, wijzigen of verwijderen. Het mooie zou zijn om een (a la hyves) structuur te hebben waarbij via verschillende wegen de gewenste informatie te kunnen bereiken. Zo kan je zoeken op bureau en op deze site zien wat er in de briefing is besproken, maar ook wie er werken, en op welke afdeling, maar ook wat die afdeling  of ploeg dan weer voor informatie wil delen.  Zo kan je per onderdeel door zoeken naar alles.

Je hebt verschillende soorten sites:

Personensites:   Met informatie zoals:

-         Welk bureau iemand zit. En welke ploeg.

-         Persoonlijke gegevens zoals er nu ook in het gebruikersregister staat

-         Persoonlijke CV + gedane cursussen/stages

-         Informatie die die persoon het delen waard vind

-         Zaken in behandeling (koppeling naar BVO…. Met wachtwoord uiteraard)

-         Welke opleidingen is iemand bezig, koppeling naar Blackboard…. Met wachtwoord uiteraard

-         …plus een afgeschermd deel dat echt werkt als hyves, voor vrienden/ploegmaten en andere ongein en meuk.

Bureausites:

-         Welke mensen zitten er? En in welke functie met verwijzing naar persoonssites

-         Speerpunten met koppeling naar landelijk

-         Triomfen/nieuws uit de wijk

-         Briefinginformatie

-         Algemene informatie met koppeling naar landelijk

-         Maraps

-         Welke ploegen? verwijzing naar ploeg/afdelingssites en personensites

-         …plus een afgeschermd deel dat echt werkt als hyves, voor vrienden/ploegmaten en andere ongein en meuk.

Door van dit soort sites ook een afgeschermde versie te hebben, waar ook de voorbespreking van de ploegbespreking bij voorbeeld op kan, houdt je het intranet betrokken en interessant voor iedereen en zal je zien dat in de saaie nachtelijke uurtjes ook mensen vaker het intranet op gaan. Waardoor het intranet ook gaat leven als een sociaal netwerk en mensen dus meer betrokken zijn bij wat er gebeurd.

Formulieren moeten in een vast programma worden aangeboden. Nu zijn er verschillende formaten waarin dingen worden aangeboden, dat moet niet meer kunnen. Via de personensites moet het ook makkelijker worden om iemand te mailen. Gewoon een knop: “mail deze persoon”. Maar ook kunnen zoeken zoals dat nu via outlook gebeurd.

Door bij elke informatie weer de koppeling te kunnen maken naar dezelfde site creëert het meer werk om het te maken, maar is de kans op dubbele informatie een stuk kleiner. Er is bijvoorbeeld maar een afdelingssite van digitale expertise en die wordt door die afdeling onderhouden. Als een ploeg nu een briefing heeft waarin digi is uitgenodigd om een presentatie te geven plaatst men een agendapunt op de ploegsite waarin een verwijzing zit naar de site van digi. Om een beeld te krijgen van wie er naar de briefing komt, klinkt een deelnemer een link aan in het agendapunt van de desbetreffende ploegbespreking en hiermee wordt geregistreerd wie er aanwezig zijn. Binnen het agendapunt staat ook een verwijzing naar de site van digi waarmee, na de ploegbespreking, er makkelijk nog een mailtje met een nabrander kan worden verstuurd naar de ploeg.

Mijn weekje verlof zit er weer op. De laatste dag van mijn vakantie ben ik in mijn hoofd al weer druk bezig geweest met een plan dat ik wil presenteren aan de stuurgroep. Voor mijn verlof had ik bij de projectleden het verzoek neergelegd of zij hun reactie wilden geven op mijn voorstel. Het was handig geweest als ik thuis had kunnen inloggen op de projectsite. Dan had ik snel even kunnen kijken of en wat de collega’s als reactie hadden gegeven op mijn voorstel. Eenmaal ingelogd op de virtuele projectomgeving kan ik op de belbanner zien dat collega’s wel onderling contact hebben gehad over het voorstel. Een goed teken. Ik zie een lampje knipperen op mijn scherm. Een projectlid vraagt of ik zijn reactie wil lezen omdat hij snel weg moet. Ik ga snel naar de zoekknop ‘projectinformatie ABC ’ en toets het woord reacties in. Onmiddellijk krijg ik alle zoekresultaten en dus de laatste reacties van projectgroepleden op mijn voorstel. Mooi, ik ga aan de slag. Tot slot sla ik het document op op de projectsite. Nadat ik het document heb opgeslagen, vraagt het systeem of ik een bevestiging wil mailen aan de projectgroepleden. Ik klik op ja, en automatisch genereert het systeem een mailbericht aan de projectleden, waarin staat dat er nieuwe informatie is toegevoegd in de projectmap op de site. Opgewekt klik ik op de volgende zoekknop ‘projectinformatie FGH’ en ga na of er voor dat project nog acties nodig zijn van mijn kant. Behalve een paar ‘krabbels’ in de marge van de projectpagina, waarin collega’s vragen naar mijn vakantie, ben ik weer druk aan het werk en is de vakantie verleden tijd…

 Mijn ideale intranet zou er als volgt uitzien:

• Ik zou een gebruikersvriendelijker menu willen hebben. Ik stel mij daar bij voor dat de diverse onderdelen via knoppen aan de linkerzijde van het scherm met links naar operationele informatie. Aan de rechterzijde van het beeld knoppen naar overige informatie.
• Ik zou daaromheen niet te veel tierelantijnen willen zien. In het midden van het scherm hooguit bijzondere actuele informatie.
• Bij de operationele informatie graag directe knoppen voor de dagrapporten, BRI-informatie en RI-online. Ook kan hier een knop komen voor eventuele vakgerichte naslagwerken, waarna een duidelijke onderverdeling volgt.
• De knoppen aan de rechterzijde zijn bijzonder geschikt voor de overige belangrijke zaken, zoals de medezeggenschap, vrije tijd en algemene informatie van de bureaus.

Het lijkt mij heerlijk om de pc op te starten en direct begroet te worden door het intranet en dat ik dan vanaf het intranet naar alle andere onderdelen kan.

Door de directe knoppen, word ik niet naar weer een ander menu gestuurd, waar ik weer opnieuw keuzes moet gaan maken. Dankzij een duidelijke naam, weet ik direct waar ik moet zijn. (Niet zoals nu, dat ik als ik dagrapporten wil bekijken, eerst naar ‘In het blauw’, daarna op een pagina kom met een paar honderd items en dan maar net moet weten, dat onder ‘operationeel’ de dagrapporten staan vermeld.

Maak het Intranet gebruikersvriendelijker, zodat je snel weet te vinden waar je moet zijn, of eventuele informatie te vinden is. Gebruik duidelijke bewoordingen. Laat een gebruikersgroep meepraten bij een nieuw te ontwerpen intranet. Intranet moet er zijn voor ons en niet andersom. Grafisch kun je alles zo mooi maken als je wilt op Intranet, maar laat iedereen dat op zijn homepage doen en laten wij het zakelijk houden.

Als ik kijk waar ik prive naar kijk en waar ik op het werk naar kijk, dan kan ik daar best een ideaal beeld uit halen. Als ik thuis nog op internet kijk, of op mijn werk dan begin ik meteen met de kranten sites (nu.nl/ telegraaf/ad). Ik kijk altijd eerst even de kranten koppen door, over wat er gaande is in de wereld danwel het land. Hierna kijk ik meestal naar het korpsnieuws, gewoon om te weten wat er speelt, aangezien we daar ook vragen van collega’s over kunnen krijgen als het mijn vakgebied raakt. Dus een hoofdpagina met nieuwsfeiten en wetenswaardigheden heeft mijn voorkeur.

De verwijzingen naar de verschillende bureau’s en telefoonnummers kan wat mij betreft beter. Je kan in de telefoongids prima collega’s zelf vinden maar een telefoonnummer van een afdeling is soms niet te doen. Ik vind het dus wel belangrijk dat dit er op staat. Zaken zoals het prikbord en de hpsv afdelingen, zou ik ook graag houden.

Ik vind het geheel zoals het nu draait onhandig en onoverzichtelijk. Er zijn diverse formulieren verstopt op de site die je bijvoorbeeld voor een functieverandering of verhuizing nodig hebt, en sommige staan weer in Word. Ondanks dat ik redelijk met computers ben vind ik het al lastig om ze te vinden..Ik moet het dan ook regelmatig aan collega’s uitleggen, die er helemaal niet uitkomen. Hou formulieren onder een bureausite waar ze voor bedoeld zijn. Functieveranderingen onder HRM, verhuizingen intern bij huisvesting enz enz.

De info loopt gewoon langs elkaar heen. Er moet een plek zijn waar geverifieerde werkinstructie en protocollen te vinden zijn. Er zijn al diverse stappen ondernomen om dat aan te passen, maar niemand komt er dan uit, en staat het probleem er nog steeds op. We lijken nu onder te gaan aan de (te) grote hoeveelheid informatie.

De zoekfunctie voldoet in mijn ogen ook niet..hij komt regelmatig met hele vreemde voorstellen op duidelijke zoek vragen. Kortom, ik zou graag een sanering van info zien en daarnaast een grote layout verandering die het ook voor de digibeten duidelijker maakt en een kwaliteitsverbetering. Misschien is het beheren van eigen (sub) sites onder de hoofdpagina ook toegankelijker te maken, om die meer up to date te houden.

"Maandagochtend. Ben erg benieuwd wat er de afgelopen drie dagen is gebeurd, want vrijdags ben ik altijd roostervrij. Zappend langs de zenders had ik ’s morgens vroeg al gezien dat het in Escamp weer raak was geweest. Diverse auto’s opengebroken en ook nog een aantal inbraken, maar …ook een paar mooie aanhoudingen. Twee opgeschoten jongens waren met tassen vol gestolen spullen zo in de armen van de politie gelopen. Bingo. Daar moeten we wat mee, want het terugdringen van het aantal inbraken staat terecht hoog op het verlanglijstje van ons korps.

Snel naar het tabblad inbraken en eens kijken wat de collega’s van de Beresteinlaan er over te melden vertellen hebben. Kan ik het samenvatten en hoeveiligismijnwijk.nl aanvullen. In het dagjournaal – dat inmiddels ook op mijn persoonlijke startpagina staat – zie ik als snel dat er meerdere rake inbraken zijn geweest. Ook een aantal bewoners van Loosduinen was de pineut. Eens kijken of we de inbraken onder de aandacht van de media kunnen krijgen, want iedere inbraak die niet gepleegd wordt, is er weer eentje.

Om 9.00 uur heb ik het artikel af. Voor de zekerheid laat ik het via sharepoint nog even checken door de collega’s aan de Beresteinlaan. Hun wijzigingen staat gelijk in het document. Ik voeg nog snel een foto bij en …………..9.15 en het eerste bericht is al naar de pers. Makkelijk hoor een link naar het digitale fotoarchief van ons korps op m’n bureaublad.

Koffie! Maar nee, de telefoon gaat. Of ik iets weet over het project fietsdiefstal. Nee, daar ga ik niet over, maar ik beloof even te kijken. In de lijst met activiteiten en de stand van zaken in het tabblad activiteiten, zie ik dat het mijn collega is die net een weekje op vakantie is. Ik klik het onderwerp open en ik zie dat er een folder bij de drukker ligt. Mooi ding trouwens, want er is een pdf aan het bestand geplakt. Ik lees in het volgsysteem dat de folders vrijdag per koerier bij hem worden afgeleverd. Hij blij en ik ook. Vroeger moest ik alle kamers af en dan maar hopen dat iemand de stand van zaken wist.

Inmiddels is het 9.30 uur en toch echt tijd voor een bakje koffie. Gelijk maar van de gelegenheid gebruik maken of  er nog nieuws is van het landelijke front.

Ja, er zit nieuws onder het tabblad Nieuwsbrieven: eentje over de aanpak van geweld tegen collega’s en een ander over de invoering van de nieuwe landelijke huisstijl. Geweldig deze manier van werken. Makkelijk en het scheelt me een hoop zoek werk.""

"Zodra ik mijn computer opstart, verschijnt mijn eigen intranet-startpagina. In het agendaveld zie ik dat ik vandaag MT-overleg heb. Even kijken wat er op de agenda staat. Ik klik (wederom op mijn eigen intranetpagina) door naar het MT-domein. Daar vind ik de notulen van het vorige overleg, de agenda voor vandaag en twee stukken waar we het over gaan hebben.

In het ‘rooster’-veld zie ik dat mijn teamleden hun urenstaten van de afgelopen dagen hebben ingevuld. Die moet ik zo even fiatteren. Dan zal meteen ook even mijn eigen urenstaat invullen.

Eens kijken, wat moet ik verder allemaal doen vandaag? Ik zie het al in mijn takenlijstje: voor de komende budgetgesprekken moet ik op een rijtje zetten hoeveel die brochure bij het jaarverslag uiteindelijk gekost heeft. Ik klik door naar het facturenvolgsysteem en tik in het zoekveld de code voor deze brochure in. Er verschijnen vier rekeningen in mijn beeld. Snel even alle bedragen optellen, dan is deze klus weer geklaard.

Op mijn scherm verschijnt een pop-up met de mededeling dat het nieuwste directiebericht nu gepubliceerd is. Altijd interessant om te lezen. Bij ieder onderwerp heb ik de mogelijkheid om door te klikken naar de onderliggende stukken en het bijbehorende besluitformulier.

Voordat ik naar het MT-overleg ga, wil ik nog even weten wat de laatste stand van zaken is rondom de bezuinigingen. Ik zie op het discussieforum dat er zeer verschillende ideeën zijn over hoe het korps moet bezuinigen. Goed om te weten, dat kan ik straks meenemen in mijn communicatieadvies aan de korpschef."